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Beschaffung und Logistik

ABC-Analyse | XYZ-Analyse und deren Kombination

Beschaffung und Logistik ist ein Ă€ußerst komplexes Feld, das kleine und große Unternehmen jeder Branche vor große Herausforderungen stellt. Gerade im Angesicht zunehmender globaler Arbeitsteilung, internationaler Konkurrenz, Spezialisierung und Digitalisierung liegt der Wettbewerbsvorteil von Unternehmen oft nur in der Gestaltung der GeschĂ€ftsprozesse.

GlĂŒcklicherweise gibt uns die Betriebswirtschaft zahlreiche Werkzeuge an die Hand, mit denen wir Ordnung ins Chaos bringen und darauf fundierte Entscheidungen treffen können. Zwei dieser Werkzeuge sind die ABC-Analyse und die XYZ-Analyse. Diese beiden Analyseverfahren sind nicht nur vielseitig einsetzbar, sondern werden dir mit hoher Wahrscheinlichkeit auch in der PrĂŒfung zum geprĂŒften Handelsfachwirt IHK begegnen.


Was ist eine ABC-Analyse?

Bei der ABC-Analyse handelt es sich um ein betriebswirtschaftliches Analyseverfahren, das in der Literatur auch als Programmstrukturanalyse bekannt ist.  Das Verfahren wurde bereits im Jahr 1951 von H. Ford Dickie entwickelt, der zu dieser Zeit im Management von General Electric tÀtig war. Die gedankliche Grundlage der ABC-Analyse bietet das Pareto-Prinzip.

INFO – Die oft auch als „80/20-Prinzip“ bezeichnete Regel des Ökonomen Vilfredo Pareto besagt grob, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent des Gesamtaufwands erreicht werden. Oder auch 20 Prozent der Kunden erwirtschaften 80 Prozent des Gesamtumsatzes.

Dieses GedankengerĂŒst findet sich auch in der ABC-Analyse wieder. Der Erfinder Dickie ĂŒbertrug das Pareto-Prinzip auf die betriebswirtschaftliche Ebene. Die ABC-Analyse ist damit grob gesagt ein Analyseverfahren, das eine Menge von Objekten absteigend nach ihrer Bedeutung fĂŒr den Gesamtkontext in die drei Kategorien A, B und C einordnet. Anders als beim Pareto-Prinzip gilt hier jedoch eine leicht abweichende Klassifikation.

  • In Kategorie A fallen alle Objekte, die in Summe ca. 75 Prozent des Gesamtwerts ausmachen (GĂŒter mit hohem Wert).
  • In Kategorie B gehören alle Objekte, die ca. 20 Prozent des Gesamtwerts ausmachen (GĂŒter mit mĂ€ĂŸigem Wert).
  • In Kategorie C fallen wiederum alle Objekte, die rund 5 Prozent des Gesamtwerts ausmachen (GĂŒter mit niedrigem Wert).
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Wichtig: Die hier aufgefĂŒhrte prozentuale Einteilung ist lediglich ein Orientierungswert, der die Dimension vorgibt. In der Literatur ist es auch durchaus ĂŒblich eine Verteilung von 80%, 15% und 5% zu wĂ€hlen. Letztlich legt jedes Unternehmen in der Praxis aber selbst fest, wo es die Grenzen fĂŒr die Klassifizierung im Rahmen der ABC-Analyse zieht.


Wozu braucht man die ABC-Analyse?

Als Klassifizierungswerkzeug leistet die ABC-Analyse gerade im Bereich der Beschaffung und Lagerlogistik gute Dienste. Immerhin ist die Methode ideal, um die KomplexitĂ€t großer Zahlen leichter handhabbar zu machen. Wer nĂ€mlich beispielsweise weiß, welche Produkte welchen Anteil am Umsatz ausmachen, kann seine betriebswirtschaftlichen Handlungen optimieren.

INFO: Die EselsbrĂŒcke ABC = „Always“ „Better“ „Control“ hilft dir dabei, das Ziel der ABC-Analyse unabhĂ€ngig vom Einsatzort im Auge zu behalten.

Im Fokus der ABC-Analyse stehen dabei vier Faktoren. Darunter die Senkung der Verwaltungs- und Lagerkosten, die Optimierung von Planungsprozessen und die Erhöhung des Gewinns. Auf diese Weise lassen sich unabhÀngig vom Einsatzbereich der Methode vier entscheidende Ziele erreichen:

  • Steigerung der Wirtschaftlichkeit
  • Schwerpunktsetzung fĂŒr die Rationalisierung
  • Trennung des „Wesentlichen“ vom „Unwesentlichen“
  • Vermeidung unwirtschaftlicher Anstrengungen

Im Umfeld der Beschaffung und Logistik spielt die ABC-Analyse eine zentrale Rolle bei der Beschaffung und Lagerung von Waren. So erhĂ€lt ein Unternehmen durch die Klassifizierung seines Lagerbestands in A, B und C-Waren einen Überblick ĂŒber die Zusammensetzung des Warenlagers. Auf Basis dieser Zusammensetzung kann der Unternehmen nun beispielsweise entscheiden, wie er seine Bestellpolitik anpasst.

Denn je nach Wert der klassifizierten Waren ist meist eine abweichende Bestellpolitik sinnvoll, um kosteneffizient zu arbeiten. Eine beispielhafte Fragestellung wĂ€re hier: Welche Waren in unserem Lager binden im VerhĂ€ltnis ĂŒbermĂ€ĂŸig viel Kapital und lassen sich zur Senkung des gebundenen Kapitals einsetzen?

Mit der ABC-Analyse lassen sich aber auch noch zahlreiche weitere Sachverhalte analysieren. So zum Beispiel:

  • Personalmanagement: Klassifizierung von Mitarbeitern nach deren Leistung oder den entstehenden Personalkosten.
  • Projektmanagement: Unternehmen, die mehrere Projekte gleichzeitig durchfĂŒhren, klassifizieren Projekte hĂ€ufig nach Zeitaufwand und Volumen in A-, B- und C-Projekte.
  • Lagerhaltung: Waren und Materialien lassen sich nach ZugriffshĂ€ufigkeit klassifizieren und somit optimal im Lager anordnen.
  • Klassifikation von Produkten: Welche Produkte tragen einen großen Teil zum Umsatz bei, welche nicht?
  • QualitĂ€tsmanagement: Identifikation von hĂ€ufigen Fehlerquellen und dem kumulierten Schaden.
  • Kundenwert: Welche Kunden erwirtschaften einen hohen Anteil am Jahresumsatz oder Deckungsbeitrag, welche einen niedrigen? Dementsprechend kann entschieden werden, welchen Aufwand ein Unternehmen in eine spezifische Kundenbeziehung Stecken sollte.

Spezialfall bei Handelsunternehmen: In Handelsunternehmen klassifiziert man Produkte nach der UmschlaghĂ€ufigkeit in „Schnelldreher“ bzw. „Renner“ (A-Produkte), Produkte mit mĂ€ĂŸigem Umsatz (B-Produkte) und „Langsamdreher“ bzw. „Penner“ (C-Produkte).


Beispiel: So fĂŒhrst du eine ABC-Analyse durch

Um die Funktionsweise und die praktischen Auswirkungen der Klassifikation zu veranschaulichen, wollen wir an dieser Stelle einmal eine einfache ABC-Analyse durchfĂŒhren. Dazu schauen wir uns zunĂ€chst die folgende Lagerbestandsliste eines Maschinenbauunternehmens an, die zur Produktion einer Maschine folgende GĂŒter benötigt:

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1. Die Grenzen zwischen den Kategorien A, B, und C ziehen.

Die Grenzen der Klassifizierung zwischen A-, B- und C-GĂŒtern sind in den meisten FĂ€llen (auch in der PrĂŒfung) vorgegeben. Ansonsten orientierst du dich an der bereits erwĂ€hnten Aufteilung von ca. 75 Prozent (A), ca. 20 Prozent (B) und ca. 5 Prozent (C).

2. Berechne den wertmĂ€ĂŸigen Verbrauch der einzelnen GĂŒter.

Hierzu multiplizierst du den StĂŒckpreis jedes Gutes mit der Anzahl des Gutes. Als Ergebnis erhĂ€ltst du den wertmĂ€ĂŸigen Verbrauch. FĂŒr Gut 1 ergibt sich aus der Berechnung 850,00 Euro x 300 ein wertmĂ€ĂŸiger Verbrauch von 255.000 Euro. So verfĂ€hrst du nun auch mit allen anderen GĂŒtern. Das Ergebnis sieht wie folgt aus:

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3. Berechne den Wertanteil.

Im nĂ€chsten Schritt berechnest du, zunĂ€chst die Summe des Wertes aller GĂŒter. Anschließend folgt die Berechnung, welchen Anteil der Wert der jeweiligen GĂŒter am Gesamtwert hat.

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4. Sortiere alle GĂŒter absteigend nach ihrem wertmĂ€ĂŸigen Verbrauch.

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5. Berechne den kumulierten Wertanteil aller GĂŒter.

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EXKURS „kumulierte Werte“: Kumulieren bedeutet so viel wie „ansammeln“ oder „summieren“. In der Mathematik spricht man bei kumulierten Werten daher auch von sogenannten „aufgelaufenen“ bzw. „aufaddierten“ Summen ĂŒber einen bestimmten Betrachtungszeitraum. In unserem Beispiel der ABC-Analyse kommen kumulierte Werte als kumulierter Wertanteil zu Anwendung. In der Praxis addieren wir dabei nacheinander den Wertanteil der sortierten GĂŒterliste auf. Anhand dieser „Kumulation“ können wir leicht die Einordnung in die drei GĂŒterklassen der ABC-Analyse gemĂ€ĂŸ der zuvor festgelegten Einteilung vornehmen.

6. Teile die GĂŒter mit Hilfe des kumulierten Wertanteils in die drei Klassen A, B und C ein.

Ordne die GĂŒter nun den anfangs definierten Kategorien zu. Beginne mit der Einteilung der A-GĂŒter. Schau dir dazu die Spalte des kumulierten Wertanteils an. Ziehe die Grenze zu den B-GĂŒtern dort, wo sich ca. die „magische“ 75%-Grenze befindet. Verfahre so auch weiter mit den B-GĂŒtern. Die Grenze zwischen den B-GĂŒtern und C-GĂŒtern liegt dort, wo der kumulierte Wertanteil ca. die zuvor definierte Schwelle zu den C-GĂŒtern erreicht. Zur Erinnerung: Der Anteil der C-GĂŒter soll bei ca. 5 Prozent liegen.

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Die GĂŒter 1 und 5 sind die grĂ¶ĂŸten Posten und erreichen gemeinsam 73,4 Prozent des Wertanteils. Das liegt nahe am Richtwert von 75 Prozent, sodass beide GĂŒter in de A-Kategorie landen. Die GĂŒter 2 und 3 hingegen machen einen Anteil von 22,28 Prozent aus und fallen damit in die Kategorie B. Übrig bleiben die geringwertigen C-GĂŒter 4, 6 und 7 mit einem Anteil von 4,62 Prozent.

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Welche Auswirkung hat die ABC-Analyse auf die Beschaffung und Lagerung von Waren?

Die Identifikation und Einteilung von GĂŒtern mittels ABC-Verfahren hilft dabei, Beschaffungs- und Lagerprozesse im Hinblick auf die Beschaffenheit und den Wertanteil von GĂŒtern sinnvoll zu optimieren. GrundsĂ€tzlich kannst du dir folgende Vorgehensweise merken:

A-GĂŒter

Diese GĂŒter sind mit einer besonderen Sorgfalt zu beachten bzw. es darf ein höherer Aufwand betrieben werden – dieser ist idealerweise programmgesteuert. Möglich ist hier beispielsweise die Aufnahme von Preisverhandlungen mit aktuellen Lieferanten sowie mit alternativen (zuverlĂ€ssigeren / leistungsfĂ€higeren) Lieferanten.

GrundsĂ€tzlich gilt aber: A-GĂŒter sollten nach Möglichkeit immer in der optimalen Bestellmenge beschafft bzw. einsatzsynchron angeliefert werden (Just-in-Time-Produktion). Wichtig ist neben einer ausfĂŒhrlichen Marktbeobachtung und der Haltung nur geringer SicherheitsbestĂ€nde auch die eingehende Kontrolle von Entnahmen und LagerbestĂ€nden.

B-GĂŒter

Bei GĂŒtern mit mĂ€ĂŸigem Wert hĂ€ngt die Auswahl der Beschaffungsart und Lagerhaltung z.B. von Bedarfsschwankungen und individuellen NutzenprĂ€ferenzen ab. Insbesondere der Punkt der Bedarfsschwankungen wird von der XYZ-Analyse berĂŒcksichtigt.

C-GĂŒter

Wegen des geringen Wertes von C-GĂŒtern darf die Lagerhaltung ruhig relativ großzĂŒgig ausfallen (Vorratsbeschaffung). Einfache Dispositionsverfahren, höhere SicherheitsbestĂ€nde, vereinfachte Bestellabwicklung ĂŒber das Internet oder die Dezentralisierung der BeschaffungsvorgĂ€nge reichen fĂŒr C-GĂŒter aus.


Was ist eine XYZ-Analyse

Die XYZ-Analyse ist ein Klassifizierungsverfahren aus dem Bereich der Materialwirtschaft. Mit Hilfe dieser betriebswirtschaftlichen Methode kannst du GĂŒter bzw. Beschaffungsobjekte nach ihrer Verbrauchsvorhersagegenauigkeit in die drei Klassen X, Y und Z einteilen. Es handelt sich also wie die ABC-Analyse um ein dreiklassiges Klassifizierungsverfahren.

Hintergrund der XYZ-Analyse ist die Tatsache, dass jedes Gut oder Produkt einem unterschiedlichen Bedarf unterliegt, der wiederum auf individuellen Faktoren beruht. Das ist fĂŒr die Beschaffung und Lagerhaltung ein großes Problem. Dementsprechend nimmt die XYZ-Analyse eine Einteilung nach der Verbrauchstruktur von GĂŒtern vor, sodass sich fĂŒr jedes Produkt die optimale BestellhĂ€ufigkeit ermitteln lĂ€sst.

Die Einteilung beginnt bei der Verbrauchsklasse der X-GĂŒter. Diese GĂŒter weisen einen annĂ€hernd konstanten Verbrauch auf, der nur selten geringe Schwankungen aufweist. Die Vorhersagegenauigkeit ist hoch.

Bei Y-GĂŒtern hingegen liegen stĂ€rkere Verbrauchsschwankungen vor. Diese beruhen auf saisonalen oder trendspezifischen GrĂŒnden. Der Verbrauch von Y-GĂŒtern lĂ€sst sich auf Basis des zugrundeliegenden (steigenden / fallenden) Trends bzw. Saisonverlaufs relativ gut berechnen. Dementsprechend ist die Vorhersagegenauigkeit moderat.

GĂŒter, die in die Z-Klasse fallen, sind hingegen besonders problematisch, da bei Z-GĂŒtern ein unregelmĂ€ĂŸiger Verbrauch vorliegt, der nicht berechenbar ist. Die Vorhersagegenauigkeit ist demzufolge sehr niedrig.

XYZ-Analyse Handelsfachwirt

TIPP: Die XYZ-Analyse ist auch als RSU-Analyse bekannt.
R = regelmĂ€ĂŸig, S = saisonal / trendförmig, U = unregelmĂ€ĂŸig

Grundlage fĂŒr die Klassifizierung von GĂŒtern ist die Auswertung der UmschlagshĂ€ufigkeit bestimmter GĂŒter in einem definierten Betrachtungszeitraum. Festgelegt werden die Werte fĂŒr die XYZ-Klassifizierung auf Basis des sogenannten Variationskoeffizienten (VK). Dieser errechnet sich aus dem Mittelwert des Verbrauchs eines Gutes in einer Betrachtungsperiode sowie dessen Standardabweichung. Die Formel zur Berechnung des Variationskoeffizienten lautet:

Variantionskoeffizient-(VK)

Auch wenn die genaue Einteilung nach X-, Y- und Z-GĂŒtern Ă€hnlich wie bei der ABC-Analyse von der Branche und individuellen Entscheidungen jedes Unternehmen abhĂ€ngt, kannst du dich an folgenden Werten orientieren:

X-GĂŒter: VarK = 0-25%
Y-GĂŒter: VarK ≄ 25-50%
Z-GĂŒter: VarK ≄ 50%

In der Praxis handelt es sich bei rund 50 Prozent aller GĂŒter um X-GĂŒter. Darauf folgen die Z-GĂŒter mit ca. 30 Prozent und die X-GĂŒter mit rund 20 Prozent.

Auswirkungen der XYZ-Klassifizierung

X-GĂŒter, die einen sehr konstanten und gut prognostizierbaren Bedarf haben, können in regelmĂ€ĂŸigen AbstĂ€nden in festgelegten Tranchen beschafft werden, da der Bedarf kaum schwankt. Ein Sicherheitspuffer ist in der Regel nicht notwendig. Oftmals bietet sich auch eine fertigungssynchrone Just-in-Time-Beschaffung an. FĂŒr Z-GĂŒter hingegen empfiehlt sich eine bedarfsweise Beschaffung, da der tatsĂ€chliche Verbrauchszeitpunkt ebenso ungewiss ist wie die Höhe des Verbrauchs. Eine Lagerhaltung, wie sie bei trendspezifischen VerbrĂ€uchen (Y-GĂŒter) empfehlenswert ist, fĂŒhrt bei Z-GĂŒter zu unverhĂ€ltnismĂ€ĂŸig hohen Lager- bzw. OpportunitĂ€tskosten.


So kannst du die ABC- und XYZ-Analyse kombinieren

In Unternehmen wird die ABC-Analyse oftmals in Kombination mit der XYZ-Analyse eingesetzt. Genau betrachtet handelt es sich dabei um die Erweiterung der wertmĂ€ĂŸigen Betrachtung der ABC-Analyse durch eine zeitliche Komponente der XYZ-Analyse. Mit Hilfe der sogenannten ABC/XYZ-Analyse lassen sich beispielsweise die Lagerhaltungskosten vor allem in Bezug auf die Kapitalbindung optimieren.

Die DurchfĂŒhrung ist vergleichsweise einfach. ZunĂ€chst fĂŒhrst du beide Verfahren getrennt voneinander mit den gleichen zugrundeliegenden GĂŒtern aus. Ist das Geschehen kannst du jedes Gut gemĂ€ĂŸ seinen Eigenschaften in die folgende Matrix einordnen.

ABC-XYZ-Analyse-Matrix-Handelsfachwirt-IHK-Blog

Aus der Position jedes einzelnen Gutes kannst du nun entsprechende Handlungsoptionen ableiten. Völlig unproblematisch ist beispielsweise die Behandlung von AX- und BX-GĂŒtern. Durch ihren hohen Wertanteil und den konstanten Verbrauch ist die Steuerung der Beschaffung einfach. Hier bietet sich die Just-in-Time-Beschaffung (JIT) oder Just-in-Sequenz-Beschaffung (JIS) an. (In der Literatur ist auch immer wieder davon die Rede, dass AX-, BX-, CX-, AY- sowie BY-GĂŒter grundsĂ€tzlich fĂŒr die Just-in-Time-Beschaffung geeignet sind.)

AZ- und BZ-GĂŒter sind problematisch, da sie einerseits einen hohen wertmĂ€ĂŸigen Anteil haben, andererseits aber einen kaum prognostizierbaren Verbrauch aufweisen. Unternehmen mĂŒssen hier einen Kompromiss finden, da ein zu hoher Lagerbestand enorme Lagerkosten verursacht und ein zu geringer Bestand das Risiko fĂŒr ProduktionsengpĂ€sse erhöht.

BY-GĂŒter hingegen lassen sich ĂŒber eine fortlaufende Prognose (Rolling Forecast) per Vorratsbeschaffung beschaffen. Bei CZ-GĂŒtern muss der Beschaffungsaufwand minimiert werden. Mögliche AnsĂ€tze sind die Beschaffung im Bedarfsfall wie z.B. die KANBAN-Beschaffung sowie die Festlegung von großzĂŒgigen SicherheitsbestĂ€nden.

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