Management by Konzepte

Führung, Personalmanagement, Kommunikation und Kooperation

Führungstechniken: Die wichtigsten Management-by-Techniken im Überblick

Das Konzept der Führung ist so alt wie die Geschichte der Menschheit. Ganz gleich, ob in Unternehmen, Parteien, dem Sportverein oder in der Familie. Ohne Organisation und Führung herrscht Chaos. Kein Wunder, dass bis heute etliche Führungskonzepte wie Pilze aus dem Boden geschossen sind. Eines der bekanntesten Makrokonzepte umfasst die sogenannten Management-by-Techniken, die du auch für die Prüfung zum Handelsfachwirt oder Wirtschaftsfachwirt der IHK kennen solltest.

Grundsätzlich beschreiben die Management-by-Techniken unterschiedliche Verfahren und Verhaltensweisen, die in einem Unternehmen angewendet werden, um Führungsaufgaben zu bewältigen. Im Folgenden schauen wir uns die fünf wichtigsten Management-by-Techniken einmal genauer an, um zu erkennen, worin sich diese Führungstechniken im Kern unterscheiden.

Das Wichtigste in Kürze

Management by Delegation: Führende delegieren komplette Aufgaben und geben konkrete Ziele vor.

Management by Objectives: Führende und Geführte erarbeiten gemeinsam Ziele für konkrete Aufgaben.

Management by Exception: Der Führende greift nur in Ausnahmefällen ein und hält sich in Normalfällen zurück.

Management by Decision Rules: Ein Regelwerk schreibt den Geführten nach dem „Wenn-Dann-Prinzip“ vor, was in bestimmten Situationen zu tun ist.

Management by Systems: Ganzheitliche Methode, die verschiedene Management by Techniken einsetzt, mit der alle Abläufe eines Unternehmens optimiert werden können.

Führung durch Übertragung von Aufgaben

Management by Delegation (MbD)

Den Anfang macht das Management by Delegation, was im Kern „Führung durch Übertragung von Aufgaben“ bedeutet. Typisches Merkmal ist hier, dass der Führende Aufgaben, Kompetenzen und Handlungsverantwortung für bestimmte Aufgaben vollständig an Mitarbeiter oder Gruppen von Mitarbeitern überträgt.

Achtung! – Davon ausgenommen sind sowohl Aufgaben mit weitreichenden Konsequenzen als auch Führungsaufgaben, die zu den Kernkompetenzen der Unternehmensleitung gehören.

Durch die Delegation von Aufgaben und Verantwortung wird der Führende entlastet und gewinnt zusätzlichen Spielraum für die Erledigung anderweitiger Aufgaben. Seine Rolle beschränkt sich in Bezug auf die delegierten Aufgaben lediglich auf die Kontrolle der vereinbarten Ziele.

Damit das Management by Delegation funktioniert, müssen aber einige Bedingungen erfüllt sein. MbD kann nur mit geeigneten Aufgaben realisiert werden, die sich auch an Mitarbeiter abgeben lassen. Ideal sind hier Routineaufgaben. Zudem braucht es Mitarbeiter, die fachlich und charakterlich dazu in der Lage sind, bestimmte Aufgaben eigenverantwortlich zu übernehmen.

Beispiel (hier klicken)

Der Geschäftsführer einer kleinen Fahrradmanufaktur delegiert die Betreuung der Social-Media-Kanäle an einen Mitarbeiter. Aufgabe des Mitarbeiters ist die Interaktion mit den Nutzern und die eigenverantwortliche Verwaltung und Erstellung von Inhalten auf allen gängigen Social-Media-Kanälen. Dazu bekommt der Mitarbeiter durch den Geschäftsführer alle notwendigen Vertretungsbefugnisse eingeräumt. Als Ziel vereinbaren der Geschäftsführer und der Mitarbeiter die Steigerung der Follower-Anzahl um 20 Prozent und die Erhöhung der Interaktionsquote um 15 Prozent binnen eines Jahres. In Zwischenberichten und am Ende des Jahres kontrolliert der Führende den Erfüllungsgrad.

Management by Delegation MbD

Vorteile des Management by Delegation (MbD)

  • Mehr Mitarbeitermotivation durch Übertragung von Verantwortung
  • Einbeziehung der Mitarbeiter in die unternehmerischen Ziele
  • Stärkere Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen
  • Entlastung der Führenden, die nun andere Aufgaben übernehmen können
  • Beseitigung starrer Hierarchie und Entscheidungsbefugnisse

Nachteile des Management by Delegation (MbD)

  • Regelmäßige Kontrolle der Mitarbeiter notwendig
  • Steigender Leistungsdruck durch vereinbarte Ziele
  • Durch die Zielfokussierung steigt die Gefahr, dass die Qualität der Arbeit darunter leidet
  • Durch Delegation von Routineaufgaben können sich Mitarbeiter als „Laufburschen“ behandelt fühlen

Führung durch Zielvereinbarungen

Management by Objectives (MbO)

Management by Objectives bedeutet so viel wie „Führung durch Ziele“ und ist dem Management by Delegation sehr ähnlich. Allerdings geht es bei MbO zwischen Führenden und Geführten im Kern um die Vereinbarung von Zielen für konkrete Aufgaben und nicht um die Delegation von Aufgaben. Aufgabe der Führungskräfte ist die Kontrolle der Zielerreichung.

Eine komplette Delegation der Aufgaben findet nicht statt.

Gute Ziele sind SMART formuliert:

Damit MbO funktioniert, müssen individuelle Ziele nicht nur zu den strategischen Zielen der Organisation passen, sondern auch nach dem SMART-Schema formuliert sein.

S = spezifisch
M = messbar
A = aktiv beeinflussbar
R = realistisch erreichbar
T = terminiert

Thematisiert in folgenden HFW-Prüfungen:
Einkauf: Frühjahr 2016 Aufg. 6c
M&Q: Frühjahr 2016 Aufg. 3b | Frühjahr 2013 Aufg. 1 | Herbst 2017 Aufg. 1
HM: Herbst 2014 Aufg. 6a
F&P: Frühjahr 2015 Aufg. 2b | Herbst 2010 Aufg. 1b

In der Praxis arbeiten Führungskräfte und Mitarbeiter die konkreten Ziele gemeinsam aus, sodass sich der entsprechende Mitarbeiter im Nachhinein auch an diesen Zielen messen lassen muss. Oft dienen die vereinbarten Ziele als Grundlage für einen Bonus und sollen so die Arbeitsmotivation fördern. Dieses Führungskonzept lässt sich flexibel auf allen Stufen der Unternehmenshierarchie einsetzen.

Management by Objectives Handelsfachwirt IHK

Vorteile des Management by Objectives (MbO)

  • Integration der Mitarbeiter in Zielsetzungsprozesse
  • Mitarbeitermotivation durch mehr Verantwortung und Boni
  • Stärkere Mitarbeiterbindung
  • Verknüpfung von Zielen der Organisation und individuellen Zielen
  • Entlastung von Führungskräften

Nachteile des Management by Objectives (MbO)

  • Führungskräfte müssen Kontrollaufgaben übernehmen
  • Steigender Leistungsdruck für Mitarbeiter
  • Funktioniert ohne Anreizsystem nicht
  • Gefahr, dass sich Mitarbeiter nur auf persönliche Ziele fokussieren und das Gesamtbild aus dem Auge verlieren

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Führung nach dem Ausnahmeprinzip

Management by Exception (MbE)

Management by Exception bedeutet „führen nach dem Ausnahmeprinzip“ und ist eng mit MbD und MbO verwandt. Kennzeichnend für das Management by Exception ist, dass die Führungskräfte den Geführten Entscheidungen und Aufgaben in Routineprozessen in einem zuvor definierten Rahmen eigenverantwortlich überlassen (siehe MbD).

Nur, wenn unvorhergesehene Ereignisse auftreten oder der vereinbarte Rahmen überschritten ist, greifen die Führungskräfte ein.

Das ist beispielsweise bei unerwartet schlechten Arbeitsergebnissen oder bei besonders wichtigen Ereignissen der Fall.

Ähnlich wie beim Management by Objectives spielen Ziele, Bewertungsmaßstäbe und Erfolgsmaßstäbe eine wichtige Rolle. Diese dienen in Kombination mit Kontroll- und Berichtssystemen dazu, Ausnahmefälle zu erkennen, in denen die Führenden eingreifen. Damit das aber funktioniert müssen die Führenden Ziele, Zuständigkeiten und den Toleranzrahmen für Abweichungen transparent kommunizieren. In der Praxis basiert MbE auf einem 5-Phasen-Modell.

5-Phasen-Modell des Managements by Exception

  1. Bestimmung von Zielen und Messgrößen für den Erreichungsgrad der Ziele.
  2. Toleranzrahmen für Abweichungen von den festgelegten Zielen abstecken
  3. Überprüfung der Soll-Leistung anhand der tatsächlichen Abweichungen
  4. Eingriff der Führungskraft, wenn der Toleranzrahmen überschritten wird.
  5. Wiederholung von Schritt 3 und 4 bis zur vollständigen Erledigung der Aufgabe.
Management by Exception MbE

Vorteile des Management by Exception (MbE)

  • Entlastung der Führungskräfte von Routineaufgaben
  • Geringerer Kontrollaufwand als bei anderen Management by Techniken
  • Höhere Motivation der Mitarbeiter durch selbstständige Arbeit in ihren Kompetenzbereichen

Nachteile des Management by Exception (MbE)

  • Mitarbeiter können dazu neigen, schlechte Ergebnisse zu verschleiern
  • In der Regel Beschränkung der Mitarbeiter auf Routineaufgaben
  • Richtige Balance zwischen Eingriffen und Eigenverantwortung ist eine Herausforderung.
  • Unzureichende Kontrollen können zu schlechten Ergebnissen und Nachteilen für das Unternehmen führen

Führung durch Entscheidungsregeln

Management by Decision Rules (MbDR)

Das Hauptunterscheidungsmerkmal zwischen dem Management by Decision Rules und anderen Management by Techniken ist das klare Entscheidungsregelwerk. Dieses Regelwerk beinhaltet klar definierte „Wenn-Dann-Regeln“, die festlegen, wie sich Mitarbeiter in bestimmten Situationen verhalten sollen. Das wiederum hat den Vorteil, dass der Führende in den meisten Szenarien nicht selbst eingreifen muss.

Da das Regelwerk nicht alle möglichen Fälle abdecken kann, eignet sich das MbDR-Konzept insbesondere für Routineaufgaben, bei denen selten mit plötzlichen und unerwarteten Ereignissen zu rechnen ist. Daher wird das Konzept meist nicht eigenständig, sondern als Ergänzung zu anderen Management by Techniken verwendet.

Vorteile des Management by Decision Rules (MbDR)

  • Deutliche Entlastung der Führenden insbesondere von Routineaufgaben
  • Steuerung und Kontrolle von Mitarbeiterverhalten wird durch festes Regelwerk vereinfacht
  • Unternehmensziele und (Routine-) Aufgaben können sehr gut aufeinander abgestimmt werden

Nachteile des Management by Decision Rules (MbDR)

  • Beschränkung des Führungskonzepts auf Routineaufgaben
  • Das Regelwerk kann nicht alle möglichen Szenarien abdecken
  • Starke Formalisierung und Strukturierung der Arbeit durch einfache Regeln
  • Fehlende Motivation der Mitarbeiter, da Eigenverantwortung durch ein starres Regelwerk ersetzt wird

Führung durch Steuerung

Management by Systems (MbS)

Das Management by Systems ist sozusagen das Management by Decision Rules im ganz großen Maßstab.

Hier handelt es sich um einen ganzheitlichen Ansatz, der nicht nur ein Regelwerk für Routineaufgaben umfasst, sondern um einen systematischen Ansatz.

Dieser beinhaltet neben Regelwerken nach dem „Wenn-Dann-Muster“ für Routineaufgaben auch übergeordnete Führungs- und Kontrollprozesse mit Verfahrensanweisungen.

Typisch ist die Organisation in Regelkreisen, wobei der Führende als Regler agiert und nur in Ausnahmefällen selbst in die sich selbst organisierenden Einheiten (siehe MbD) eingreifen soll (MbE). Im Fokus stehen somit die Führungsfunktionen des Organisierens und Realisierens. Allgemein gilt das MbS aufgrund der Komplexität derzeit (noch) als technisch schwer umsetzbar.

Vorteile des Management by Systems (MbS)

  • Entlastung der Führungskräfte insbesondere durch Routineaufgaben
  • Optimierung von Arbeitsabläufen vor allem im Verwaltungsbereich
  • Kostenreduktion insbesondere im Verwaltungskontext
  • Klare Regeln und Strukturen auf allen Ebenen vereinfachen die Kommunikation

Nachteile des Management by Systems (MbS)

  • Höherer Grad an Bürokratie
  • Schwierige Implementierung
  • Fehlende Flexibilität in Ausnahmesituationen oder bei Innovationsprozessen
  • Demotivation von Mitarbeitern durch kaum vorhandene Eigenverantwortung und ein starres Regelsystem

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