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Zeitmanagement: Methoden kennen und einsetzen!

Zeit ist eine wertvolle Ressource. Nur wer sie geschickt einsetzt, kann seine Leistungsfähigkeit optimieren und seine Ziele nachhaltig und ohne dauerhaften Stress erreichen. Im Alltag begegnen uns allerdings unzählige Zeitdiebe und Zeitfresser, die uns unsere wertvollste Ressource im wahrsten Sinne des Wortes stehlen. Hinzu kommt natürlich noch die genetisch verankerte Natur des Menschen, von Zeit zu Zeit einen Gang zurückzuschalten. Wie also lässt sich dieses Problem lösen?

Die Antwort lautet: richtiges Zeitmanagement. Und da sich dieses nicht völlig unstrukturiert umsetzen lässt, braucht es Werkzeuge, mit denen sich die gegebene Zeit effizienter nutzen lässt. Unter den besten Methoden, die im Übrigen auch für die Prüfung zum Handelsfachwirt IHK relevant sind, befinden sich unter anderem das Pareto-Prinzip, die ALPEN-Methode, das Eisenhower-Prinzip, die ABC-Analyse und schließlich die Kunst des Nein-sagens.

Warum ist Zeitmanagement überhaupt notwendig?

Eigentlich ist der Begriff Zeitmanagement nicht ganz korrekt, denn Zeit ist eine Konstante, die sich nicht managen lässt. Auch trifft der Versuch, die Zeit zu managen, gar nicht den Kern des eigentlich vorhandenen Problems. Jeder Tag hat schließlich 24 Stunden. Und das unabhängig davon, ob wir mit speziellen Techniken eingreifen oder nicht. Wenn wir einmal ehrlich sind, ist für die wirklich wichtigen Dinge auch genug Zeit da. Wir nutzen Sie nur nicht. Das Problem ist also nicht die fehlende Zeit, sondern die viele Zeit am Tag, die wir nicht effizient nutzen.

Wer beispielsweise zwischen 5 völlig unterschiedlichen Aufgaben hin und her wechselt, alle 20 Minuten den E-Mail-Account checkt oder dazu neigt, zu viele Tätigkeiten zu übernehmen, die nicht in sein Aufgabengebiet fallen, verschwendet Zeit. Zeit, in der er seine eigentlichen Aufgaben leicht erledigen und sogar früher Feierabend machen könnte. Genau das aber ist notwendig, um Stress zu reduzieren, leistungsfähig zu sein und dabei sogar die Lebensqualität zu erhöhen. Mit den folgenden Techniken lässt sich genau das bewerkstelligen.

Methoden des Zeitmanagements

Das Pareto-Prinzip

Das von Vilfredo Pareto im späten 19. Jahrhundert entwickelte und nach ihm benannte Pareto-Prinzip gehört zu den bekanntesten statistischen Prinzipien. Das auch als 80-20-Regel bekannte Prinzip besagt, dass 80 Prozent eines definierten Ziels mit 20 Prozent des Gesamtaufwands erreicht werden können. Für die verbleibenden 20 Prozent hingegen müssen 80 Prozent der Leistung aufgewendet werden. Dieses Prinzip gilt in vielen Bereichen z.B.

  • Grundbesitz: 20 Prozent der Italiener besitzen 80 Prozent der Landfläche Italiens.
  • Umsätze: 20 Prozent der Kunden sorgen für 80 Prozent des Umsatzes.
  • Internet-Traffic: 20 Prozent Heavy-User verursachen 80 Prozent des Traffics.

In Bezug auf das Zeitmanagement lautet die Regel also, dass sich mit 20 Prozent des Arbeitsaufwands 80 Prozent aller Aufgaben erledigen lassen. Der Schluss aus dieser Faustregel ist einfach: Priorisiere deine Aufgaben nach deren Wichtigkeit und erledige sie in genau dieser Reihenfolge. Am einfachsten lässt sich das mit einer einfachen, absteigend geordneten Liste umsetzen. Dies erzeugt eine Struktur und sorgt durch die Verschriftlichung für zusätzliche Verbindlichkeit.

Pareto Prinzip Zeitmanagement Selbstmanagement

Methoden des Zeitmanagements

Die ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode hilft zwar beim Umgang mit Bergen von Arbeit, hat aber sonst mit den Alpen nichts zu tun. Es handelt sich dabei lediglich um ein Akronym, mit dem sich 5 effektive Schritte für die effizientere Zeitnutzung zusammenfassen lassen. Diese 5 Schritte sind:

Zeitmanagement Selbstmanagement ALPEN-Methode

Auch diese Technik zeigt, dass Planung alles ist. Wichtig ist aber insbesondere, dass du dich im Planungsstadium nicht überschätzt, sondern realistische Schätzungen vornimmst und großzügige Zeitpuffer einkalkulierst. Auch das schriftliche Festhalten in einem Notizbuch, auf einem Post-it-Zettel oder in einer speziellen Software ist wiederum enorm wichtig, um eine Struktur zu erschaffen.

Methoden des Zeitmanagements

Das Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip ist eine sehr einfache aber effektive Methode des Zeitmanagements, da Aufgaben klar und schnell priorisiert werden können. Grundlage ist eine Matrix, in der anstehende Aufgaben den Dimensionen „wichtig“ und „dringend“ zugeordnet werden können. Beide Dimensionen wird wiederum jeweils der Wert „niedrig“ oder „hoch“ zugewiesen. Das Ergebnis ist eine mit vier Feldern ausgestattete Matrix wie die folgende, die eine leichte Einordnung von Tätigkeiten zulässt.

Eisenhower-Prinzip Zeitmanagement Selbstmanagment

Die Grundregel des Eisenhower-Prinzips lautet: „Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit!”

Methoden des Zeitmanagements

Die ABC-Analyse

Während es sich beim Pareto-Prinzip um ein vergleichsweise grobes Werkzeug handelt, geht die ABC-Analyse deutlich tiefer ins Detail. Grundsätzlich geht es bei der Methode, die auch bei der Bewertung von Kunden, Rohstoffen und Gütern zur Anwendung kommt, um die Klassifizierung nach ihrer Wichtigkeit in die Kategorien A, B und C.

  • Aufgaben der Kategorie A sind die wichtigsten und tragen nach der Faustregel 65 Prozent zum Gesamtergebnis bei, machen aber nur ca. 15 Prozent aller Aufgaben aus.
  • Aufgaben, die in die Kategorie B eingeordnet werden, machen einen Anteil von 20 Prozent aus und tragen ca. 20 Prozent zum Gesamtergebnis bei.
  • In die Kategorie C fallen schließlich 65 Prozent aller Aufgaben, die im Gegenzug aber nur 15 Prozent zum Gesamtergebnis beitragen.

Zeitmanagement Selbstmanagement Aufgabenstrukturierung ABC-Analyse Handelsfachwirt IHK

Die mit Abstand wichtigste Aufgaben bei der Durchführung der ABC-Analyse ist also die Identifikation der „A-Aufgaben“. Dazu solltest du dir die Frage stellen, welche Aufgaben, den größten Zielbeitrag leisten, welche Aufgaben langfristig den größten Nutzen generieren und welche Aufgaben bei Nicht-Erfüllung den größten Schaden verursachen. Die übrigen Aufgaben werden schließlich nach dem gleichen Maßstab in die Kategorien B und C eingeordnet.

Die Kunst des Nein-Sagens

Einer der häufigsten Gründe, warum wir in Zeitnot geraten, ist unser Hang dazu, zu oft einfach „ja“ zu sagen. Zeitmanagement heisst auch mal NEIN sagenIn der Folge nehmen wir zu viele Aufgaben an und laden uns damit mehr auf als wir eigentlich zu leisten imstande sind. Einfach einmal „nein“ zu sagen ist wesentlich gesünder und entlastet enorm. Dennoch fällt genau das den meisten Menschen schwer, da sie fürchten, negative Konsequenzen zu spüren zu bekommen oder andere Menschen zu enttäuschen.

Glücklicherweise lässt sich das Nein-sagen lernen. Stelle dir vor jeder derartigen Entscheidung einfach die Frage: „Was passiert mir, wenn ich „nein“ sage und welche Konsequenzen hat dies für mein Gegenüber?“ Auch hier können die bereits erläuterten Werkzeuge des Zeitmanagements eine wertvolle Entscheidungshilfe sein.

Sind Aufgaben weder wichtig bzw. dringend (Eisenhower-Prinzip) und tragen nur einen geringen Anteil zum Gesamtergebnis (z.B. ABC-Analyse) bei, solltest du eine solche Aufgabe zugunsten wichtigerer Aufgaben ablehnen. Das braucht zwar ein wenig Eingewöhnung, langfristig ist ein gesunder Egoismus aber enorm förderlich für das Zeitmanagement.

All diese relevanten Inhalte für die Prüfungen zum Handelsfachwirt der IHK findet ihr in komprimierter Form auch in unserer praktischen Lernkarten-App und den klassischen Lernkarten im A6-Format.

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